الخزن والبنوك

تعريفات رئيسية (تعريف الحسابات):

• يتميز نظام (FLOW) من إمكانية إنشاء العديد من الخزن وذلك من خلال الشاشة التالية :

أجزاء الشاشة:

•الشركة: اختيار الشركة المراد القيام بالحركة عليها.
•رقم الحساب .

وهي تتكون من جزئين : الخانة الاولي : يتم فيها كتابة رقم الخزينة التي سيتم إنشائها والاكواد هنا تكون بالارقام .
الخانة الثانية : يكتب فيها اسم الخزينة سواء الخزينة الرئيسية في الشركة او اسم الخزينة في البنك او اي خزنة في اي فرع .
•رصيد اول المدة .
• ملاحظات : يتم كتابة اي ملاحظات عن الخزينة .
•طباعة الايصال : يتم من خلالها تحديد شكل ايصال القبض او الصرف النقدية الصادر ويوجد 3 اشكال :
أ- Standard: هذا الشكل من الطباعة يستخدم في طباعة ايصال جاهز (يقوم بملئ بيانات الايصال فقط ولا يقوم بطباعته).

ب- Normal: ويكون شكل الايصال الصادر كالاتي:

جـ- Check: ويكون شكل الايصال الصادر كالآتي :

تقوم بطباعة البيانات على الشيكات الصادرة كما هو موضح .

2- كما يمكننا اختيار اشكال طباعة الشيكات الخاصة بالبنوك المختلفة مثل (البنك العربي الافريقي ، البنك الاهلي ،........الخ) وذلك من خلال هذه الخلية .

• إعداد القيود أليا : عند اختيار هذه الخاصية يقوم البرنامج بعمل قيود اليومية وترحيلها الي الحسابات الخاصة بها في الاستاذ العام وهذه الميزة تؤدى الي تفادي الاخطاء بينما اذا لم نقم بالاشاره اليها يمكننا تسجيل الايصالات يدويا من خلال شاشة ترحيل الايصالات .
• طباعة الايصال تلقائيا : هذه الخاصية تقوم بطباعة ايصال القبض والصرف بعد الاصدار وعند طباعة الايصال للمرة الثانية يقوم بكتابة copy علي الايصال وذلك لدواعي الامان .
• متابعه التحويلات اليا : هذه الخاصية تقوم متابعة التحويلات النقدية التي تحدث بين الخزن وبعضها اليا ( عند القيام بتحويل خارج لمبلغ 1000 ويقوم الخزينة المحول لها بتحويل داخل لا يمكنه تغير قيمة التحويل ) .

• تستخدم في حالة اذا كانت لديك حساب يتعامل بعملة غير العمله المحليه حيث يمكنك إنشاء خزينة يكون التعامل فيها بالدولار وخزنة اخري باليورو .
• كل المعاملات يتم ترحيلها الى الانظمه الفرعيه بالعمله المحليه.
• يتم ربط الخزينة بالاستاذ العام (حساب النقدية - حساب اوراق القبض - حساب اوراق الدفع – حساب التحويلات النقدية – حساب الاستحقاقات) ويتم ربطه من خلال كتابة كود الحساب الموجود في الاستاذ العام في الخانة المخصصة له ويجب ان يكون كل حساب مستقل بذاته فلا يمكن ربط اوراق القبض والنقدية علي حساب واحد فعند حدوث ذلك لا يقوم النظام بانشاء القيد .

• الفرع (المنطقة) : يتم اختيار الفرع (المنطقة) التي يوجد بها الخزينة التابعة للشركة اذا كانت الشركة لديها اكثر من فرع .
• حفظ : عند ملئ البيانات ثم الضغط على هذا الاختيار من شريط العمليات بالاعلى يتم حفظ البيانات ويتم إنشاء خزنة جديدة.
• تعديل: اذا كانت هناك رغبة فى تغير احد البيانات الموجوده
• حذف: يستخدم هذا المفتاح لحذف احدى الخزن الموجوده ولكن بشرط لم يتم عليها حركات من قبل .
• مفتاح اغلاق الفترة : يستخدم هذا المفتاح عند انتهاء الفترة المالية و يراد غلق هذه الفترة .
• رصيد الاغلاق : عند القيام باغلاق فترة معينة وتحويلها الي historyفيصبح الرصيد عند هذه الفترة هو رصيد الاغلاق .
• تستخدم هذه الجزئية مع برنامج HR في استخراج ملفات المرتبات وتحويلها للبنك .

مثال تطبيقي :
لتعريف خزينة الشركة الرئيسية اتبع الإجراءات التالية:


• ستظهر لك الشاشة التالية :

• قم بإعطاء كود للخزنة الرئيسية ولتكن رقم 10 و يتم كتابة اسم الخزينة وليكن الخزينة الرئيسية .
• قم بإختيار خاصية إعداد القيود أليا لكي يتم عمل القيود الياْ .
• قم بربط الخزينة بالحسابات الخاصة بها في الاستاذ العام .
• اختار خاصية متابعة التحويلات الياٌ .
• اختار طباعة الايصال تلقائي اذا كنت في طباعة ايصال القبض والصرف .

2- شاشة اوامر الخزن والبنوك :

تقوم هذه الشاشة بتسجيل اوامر القبض والصرف الخاصة بكل خزينة .

• اجزاء الشاشة:
أ -الشركة : اختيار الشركة المراد القيام بالحركة عليها.
ب- رقم المستند: يقوم البرنامج بترقيم المستندات تلقائيا ووضع رقم مسلسل له لسهولة تتبع هذا المستند ،كما يمكن ادخال هذا الرقم يدويا في حالة تفويض مدير النظام لاحد المستخدمين بذلك .
جـ- نوع المستند : هناك نوعين من المستندات (قبض او صرف) .

د -التاريخ : يعرض تاريخ اليوم تلقائي اي لا يمكن تغيير هذا التاريخ الا بمعرفة مدير النظام او من يملك صلاحية التعديل وفقا للصلاحيات التي تضعها الادارة لكل مستخدم
هـ-الحساب : الخزينة التي تريد ادخال المستند عليها .

و- الرصيد : هوعبارةعن شاشة توضيحية ايضا وهي توضح المبلغ الاجمالي للعمليات التي سجلت داخل كل خزنة واحدة ويتبين لنا اهمية هذه الشاشة عندما نحتاج
مثلا ان نعرف اجمالى مجموع الحركات التى تمت على الخزينة.
ز- نوع الجهه : هذه الشاشة تمّكنك من الاختيار بين انواع الجهات المختلفة التي يتم الصرف اليها
والتي تم تحديدها من قبل وتعريفها للبرنامج بمعرفة مدير النظام مثل (العملاء والموردين) .
ح- رقم وأسم المستفيد : يتم ادخال كود الجهة التي سيتم من اجلها اصدار المستند او اسم الجهة فى حالة نسيان الكود ويظهر الكود تلقائي.

ط - ملاحظات :

في هذا الاختيار يمكنك ان تكتب اي ملاحظات تفيدك لاحقا عند الرجوع لهذا المستند في اي وقت
كما يمكنك ايضا من وضع شرح لهذا القيد لان هذه الملاحظة تظهر على الاذن عند الطباعة .
ى-السداد:

يتم من خلالها اختيار نوع السداد وعند الضغط علي السهم نجد 4اختيارات:
(1) نقدا : في حالة اذا كانت عملية القبض او الصرف نقدا .
(2) فيزا: إذا كانت عملية القبض أو الصرف من خلال فيزا .
(3) تحويل بنكى : إذا كانت عملية القبض أو الصرف من خلال تحويل بنكى .
(4) شيك : عند اختيارها ستظهر لك خانات اضافية هذه الخانات هي:

أ - تاريخ الاستحقاق : يتم فيها كتابة التاريخ التي سيتم استحقاق الشيك فيه .
ب- رقم الشيك : يتم فيه كتابة رقم الشيك .
جـ- البنك: يتم فيه كتابة اسم البنك الموجود علي الشيك (البنك الذي يصرف منه الشيك).
وفي هذا الاختيار يمكن البرنامج من التعامل مع كافة انواع الحسابات وفقا للدليل المحاسبي للمنشأة والتي تم تعريفه للبرنامج بمعرفة مدير النظام وبناء على الدورة المستندية للمنشأة وهو يتيح لك التعامل على مستوى الحسابات (ونلاحظ انه داخل حدود الخط الاخضر وذلك يوضح اهمية ملئ تلك الخانات
حتى تستطيع إكمال الحركات) كما يلى :
(1) على مستوى الحسابات الرئيسية من خلال رقم الحساب ( وفي حالة وجود حساب فرعي يتم ادخاله في الحساب الفرعي ) .
(2) على مستوى الحسابات الفرعية من خلال الحساب الفرعي ( يجب ان يتم ادخال الحساب الرئيسي اولا ) .
(3) على مستوى مراكز التكلفة .
• وذلك للإستفادة منها في اعداد التقارير اللازمة للمنشأة وكما ترى فأنه عند تعريف الدليل المحاسبي يتم تعريف كود لكل حساب رئيسي وكل حساب فرعي وكل مركز تكلفة كما هو موضح في الصورة وذلك من اجل تسهيل العمل على البرنامج ومن اجل الوصول الى الحسابات بسهولة.
القيمة : في هذا الاختيار يمكنك من ادخال المبلغ الذي تريد ادخالة على الحساب الذي تريده وعلى مركز تكلفة معين .
ل - مفتاح الحفظ:
• بالضغط عليه يتم حفظ البيانات ولكن تذكر ان البيانات التي تم ادخالها لم يتم اضافتها الى قاعدة البيانات بعد ولكنها موجودة في شاشة الحفظ في انتظار مراجعتك لها او تعديلها قبل ان تقوم بادخالها الى قاعدة البيانات عن طريق الامر الخاص باصدار المستند .
• تعرض لك شاشة الحفظ البيانات الاتية :-
• القيم التي قمت بادخالها
• رقم الفئة ( والمقصود هنا هو كود الحساب )
• اسم الفئة ( وتعبر عن اسم الحساب الرئيسي)
• مركز التكلفة
• الحساب الفرعي ( وهو يعبر عن الحساب الفرعي عند ادخالك بيانات على مستوى التحليل )
لتعديل المستند او الغاءه قبل الاصدار:
• نفترض انك ادخلت المبلغ الخاص بالمشتريات في الشاشة السابقة وهو 550 جنيه وحقيقة هذا المبلغ 5500 جنيه وقد اكتشفت هذا الخطأ عند مراجعة هذا المستند قبل اضافته الى قاعدة البيانات وتريد ان تعدله قبل اصدار هذا المستند ، من اجل تعديل هذا المبلغ اتبع الاجراءات الاتية :-
أ - اضغط على المستند ضغطا مزدوجا في شاشة الحفظ
ب- ترى ان المبلغ قد ظهر في شاشة القيمة
جـ- الان قم بمسح هذا المبلغ
د - ادخل المبلغ الجديد ثم اضغط على مفتاح الحفظ .
مفتاح المسح : يستخدم هذا المفتاح فى حالة اذا اردنا مسح المستند .

 اضغط على مفتاح الحذف الان ، يقوم البرنامج بعرض رسالة تحذير كما في الصورة الاتية

يمكنك الضغط على ok اذا كنت ترغب في الحذف او cancel للعودة الى الحالة السابقة اذا كنت لا تريد الإلغاء
مفتاح الحذف : يستخدم هذا المفتاح فى حالة اذا اردنا حذف الحساب .
نفترض انك قمت بادخال مبلغ خطأ على مراجعتك للمستند من خلال شاشة الحفظ
اكتشفت انك قمت بادخال هذا الحساب خطأ لتصحيح هذا الخطأ اتبع الاجراءات الاتية :-
 اضغط على الحساب في شاشة الحفظ ضغط مزدوج .
 يظهر لك الان اسم الحساب في مربع اسم الحساب والمبلغ في مربع المبلغ
 اضغط على مفتاح حذف
مفتاح اصدار : يستخدم هذا المفتاح بعد ادخال البيانات حيث يقوم بحفظ العملية .
مفتاح استدعاء : يستخدم هذا المفتاح فى حالة الرغبة فى رؤية احد العمليات التى تم انشاءها للاطلاع عليها اوالتعديل فيها او حذفها .
مفتاح إلغاء : يستخدم هذا المفتاح فى حالة اذا اردنا حذف المستند .
التاثيرات:
أ- حساب العميل: اوامر القبض والصرف لا تؤثر علي حساب العميل
ب- حساب المورد: اوامر القبض والصرف لا تؤثر علي حساب المورد
جـ- الخزينة: اوامر القبض والصرف لا تؤثر علي الرصيد الحالي
يوجد مرحلتين للموافقات على اوامر القبض والصرف
أ - مرحلة موافقة المدير المباشر من خلال شاشه مراجعة الاوامر
ب- مرحلة موافقه ادارة الحسابات من خلال شاشة التصديق على الاوامر

(1) مراجعة الاوامر :-

من خلال هذا الامر يتم مراجعة كل حركات القبض و الصرف من خلال المسؤول عن المراجعات لإرسالها للتصديق من خلال هذه الشاشة :-

• الشركة : تقوم باختيار الشركة المراد القيام بالحركة عليها.
• رقم المستند : رقم حركة القبض او الصرف .
• نوع الحركة: يتم اختيار نوع الحركة قبض او صرف.
• مفتاح للقيام بعملية القبول.
• مفتاح للقيام بعملية الالغاء.
• ويتم اظهار رسالة لكي تاكد اختيار القبول او الرفض .

(2) التصديق على الاوامر :-

من خلال هذه الشاشه : يتم التصديق على مراجعة الاوامر ليتم تحويلها للحركات لكي يتم تنفيذ الحركة سواء كانت قبض او صرف من خلال هذه الشاشه

• رقم المستند : رقم حركة القبص او الصرف .
• نوع الحركة: يتم اختيار نوع الحركة قبض او صرف.
• مفتاحان للقيام بتحديد اختيارك سوا كان قبول الحركة او رفضها.
• ويتم اظهار رسالة لكي تاكد اختيار القبول او الرفض .

(4) حركات الخزن والبنوك :

أ- حركات القبض والصرف:

تقوم هذة الشاشة بتسجيل حركات القبض والصرف الخاصة بكل خزينة.

اجزاء الشاشة:
أسم الشركة : تقوم باختيار الشركة المراد القيام بالحركة .
(1) رقم المسـتند : يقوم البرنامج بترقيم المستندات تلقائيا ووضع رقم مسلسل له لسهولة تتبع هذا المستند ،كما يمكن ادخال هذا الرقم يدويا في حالة تفويض مدير النظام لاحد المستخدمين بذلك
(2) نوع المستند : هناك أنواع من المستندات (قبض , صرف , تحويل داخل , تحويل خارج , تسوية مدينة , تسوية دائنة)
(3) التاريخ : يعرض تاريخ اليوم تلقائي اي لا يمكن تغيير هذا التاريخ الا بمعرفة مدير النظام او من يملك صلاحية التعديل وفقا للصلاحيات التي تضعها الادارة لكل مستخدم .
(4) الحساب : الخزينة التي تريد ادخال المستند عليه .
(5)الرصيد: وهوعبارةعن بيان توضيحي لمتابعة رصيد الخزينة بعد كل حركة.
(6) المنطقة : : يوضح لنا كود المنطقة التي تم تعريفة من قبل وهذا الكود مرتبط برقم الحساب الذي قمت بادخاله ،مثال على ذلك اذا ادخلت حساب فرع معين ( فرع شمال الدلتا مثلا ) وهذا الفرع مربوط على المنطقة 20 فأن Flow يقوم بأختيار المنطقة (20) دون ان يسألك في كل مرة تقوم
فيها بادخال مستند جديد.
(7) رقم الامر : يشير الي امر(القبض ،الصرف ) الذي تم انشاءه من قبل فعند ادخال بيانات الحساب والشركة والجهه والضغط علي مفتاح Enter تظهر بيانات الامر بشاشة الحفظ
(8) الاجمالي: هوعبارةعن شاشة توضيحية ايضا وهي توضح المبلغ الاجمالي للعمليات التي تسجل داخل المستند الواحد ويتبين لنا اهمية هذه الشاشة عندما نحتاج مثلا ان ندخل مستند صرف تم توجيهه على اكثر من حساب مثال على ذلك ، لديك البيانات الاتية وقمت بادخالها في البرنامج
550 جنيه على حساب المشتريات
450 جنيه على حساب نقل البضاعة
20 جنيه على حساب الاكراميات
(9) نوع الجهه : هذه الشاشة تمّكنك من الاختيار بين انواع الجهات المختلفة التي يتم الصرف اليها والتي تم تحديدها من قبل وتعريفها للبرنامج بمعرفة مدير النظام

(10) اسم ورقم المستفيد : يتم ادخال كود الجهة أو اسمها التي سيتم من اجلها اصدار المستند وفي حالة استخدام نوع الجهه اخرى لا يقوم بعرض اي اسم جهات حيث يترك لك الحرية في كتابه اسم ورقم الجهه يدوي وذلك في حالة التعامل مع جهات لا تتعامل مع شركتك بانتظام او في حالة تسجيل المصروفات
(11) ملاحظات : في هذا الاختيار يمكنك ان تكتب اي ملاحظات حيث يتم طباعتها على الايصال وتظهر للعميل عند طباعة المستند.
(12) السداد يتم من خلالها اختيار نوع السداد وعند الضغط علي السهم نجد اختيارات:
• نقدا : في حالة اذا كانت عملية القبض او الصرف نقدا
• شيك : عند اختيارها ستظهر لك خانات اضافية هذه الخانات هي:
أ- تاريخ الاستحقاق : فيها التاريخ التي سيتم استحقاق الشيك فيه
ب- رقم الشيك : يتم فيه كتابة رقم الشيك
جـ- البنك: يتم فيه كتابة اسم البنك الموجود علي الشيك (البنك الذي يصرف منه الشيك).
(13) توجيه السداد : عند استخدام توجيه السداد يدوى يتم ظهور خانات اضافيه لتوجيه السداد لفاتورة محددة وعند عدم الاختيار يقوم البرنامج بسداد الفواتير من الاقدم للاحدث تلقائياً
(14) رقم الحساب : وفي هذا الاختيار يمكنك البرنامج من التعامل مع كافة انواع الحسابات وفقا للدليل المحاسبي للمنشأة والذى تم تعريفه للبرنامج بمعرفة مدير النظام وبناء على الدورة المستندات للمنشأة وهو يتيح لك التعامل على مستوى الحسابات كما ياتي :
أ- على مستوى الحسابات الرئيسية من خلال رقم الحساب ( وفي حالة وجود دليل فرعي يتم ادخاله في الحساب الفرعي )
ب-على مستوى الحسابات الفرعية من خلال الحساب الفرعي ( يجب ان يتم ادخال الحساب الرئيسي اولا )
جـ-على مستوى مراكز التكلفة
(15) وذلك للاستفادة منها في اعداد تقارير التكاليف اللازمة للمنشأة وكما ترى فأنه عند تعريف الدليل المحاسبي يتم تعريف كود لكل حساب رئيسي وكل حساب فرعي وكل مركز تكلفة كما هو موضح وذلك من اجل تسهيل العمل على البرنامج ومن اجل الوصول الى الحسابات بسهولة.
(16) القيمة : في هذا الاختيار يمكنك من ادخال المبلغ الذي تريد ادخالة على الحساب الذي تريده اوعلى مركز تكلفة معين
(17) المندوب : من خلال هذا الاختيار يمكن أختيار اسماء المندوبين (يقوموا بعمليات التحصيل
من العملاء ) للبرنامج وكذلك امناء الخزائن حسب طبيعة عمل الشركة وبناء على ذلك يتم ادخال اسم المندوب او امين الخزينة قبل اصدار المستند.
(18) مفتاح الحفظ: بالضغط عليه يتم حفظ البيانات واصدار الايصال لتقوم بطباعته
مثال تطبيقي :
نفرض ان هناك عميل قام بدفع مبلغ 10000 جنيه في خزينة الشركة نقوم بتسجيل هذه العملية كالاتي:
افتح شاشة الحركات من خلال قائمة الحسابات>> الخزن والبنوك >> الحركات

ستظهر شاشة الحركات:

• ادخل نوع المستند قبض
• اختر الحساب الذي تريد ادخال المستند عليه الخزينة الرئيسية مثلا
• نوع الجهة (عميل)
• أدخل اسم الحساب عملاء في مربع نوع الجهة .
• من رقم المستفيد ادخل كود العميل ، اذا كنت لا تعرف كود العميل يمكنك كتابت اسم الجهة ويظهر لك كود الجهة.
• اختار نوع السداد نقدا لان العملية نقدية.
• الان وبعد ان ادخلت رقم الحساب الذي تريد اجراء العملية ، ضع في خانة القيمة مبلغ العملية ( 10000 جنيه )
• ادخل رقم المندوب او اسمه
• راجع بيانات المستند قبل اصداره
• ثم اضغط على مفتاح الحفظ ويتم اصدار الايصال.

المؤثرات :
1- تأثيرات حركات القبض:
أ‌- حساب مورد : يقلل من مديونية الشركة تجاة المورد
ب‌- حساب العميل : يقلل من مديونية العميل تجاه الشركة
جـ- الخزينة : يؤثر علي الرصيد الحالي للخزينة بالايجاب
يكون قيد قبض نقدية بالشكل التالي :

2- قيد استلام شيك كالتالي :

3- قيد اصدار شيك كالتالي :

5-(2) التحويل بين الخزن والبنوك (التحويلات الداخل او الخارج نقدي و شيك) :

التحويل بين الحسابات المختلفة وتكمن اهمية هذه التحويلات في الحالات الاتية:
• لتمويل احد الحسابات في البنوك بالنقدية.
• عند الحاجة الى تمويل أي خزينة من خزائن الشركة ( في حالة امتلاك الشركة الى اكثر من فرع ، وحسب طبيعة العمل داخل الشركة ) .
اجزاء الشاشة:
الشركة : تقوم باختيار الشركة المراد القيام بالحركة عليها.
نوع المستند : من انواع المستندات يوجد نوعان هما :
أ‌- تحويل خارج: هي عملية يقوم بها المسئول عن الخزينة بتحويل مبلغ من المال الي خزينة اخري .
ب‌- تحويل داخل : هي عملية يقوم بها المسئول عن الخزينة بإستقبال مبلغ من المال محول إليه من خزينة اخري.
رقم المسـتند: يقوم البرنامج بترقيم المستندات تلقائيا ووضع رقم مسلسل له لسهولة تتبع هذا
المستند ،كما يمكن ادخال هذا الرقم يدويا في حالة تفويض مدير النظام لاحد المستخدمين بذلك .
التاريخ : يتم كتابة تاريخ اليوم الذي يتم فيه اجراء العملية.
رقم المنطقة: يوضح لنا كود المنطقة التي تم تعريفة من قبل وهذا الكود مرتبط برقم الحساب الذي قمت بادخاله .
نوع المستند: في هذا الاختيار يتم ادخال رقم الحساب (الخزينة التي تريد تحويل مبلغ النقدية منها في حالة إذا كان التحويل خارج اما اذا كان
التحويل داخل فيتم كتابة الخزينة التي ستقبل التحويل ) .
ملاحظات : يوجد نوعان من الملاحظات :-
الملاحظة المتاحة اسفل نوع الجهة المستحقة لتدوين اى ملاحظات على الاذن كامل .
الملاحظة المتاحة اسفل تحديد القيمة لتدوين ملاحظة
على حسابات الجهة المستحقة.
السداد : يتم من خلالها تحديد نوع عملية السداد

• نوع الجهة:: هذه الشاشة تمّكنك من الاختيار بين انواع الجهات المختلفة التي يتم الصرف اليها والتي تم تحديدها من قبل وتعريفها للبرنامج بمعرفة مدير النظام
• قيمة التحويل : يتم كتابة المبلغ الذي سيتم تحويله .
• المندوب: يمكن أختيار اسماء المندوبين وكذلك أمناء الخزن المسئولين عن تحصيل التحويلات.

مثال تطبيقي:
افترض انك تريد تحويل مبلغ 10000 جنيه من الحساب رقم (.....) من الصندوق الرئيسي لديك الى الحساب
رقم حساب البنك الاهلي ، لعمل ذلك التحويل اتبع الاجراءات الاتية :-
افتح قائمة الحسابات>> الخزن والبنوك>> حركات الخزن والبنوك.
أدخل رقم الحساب الذي تريد اجراء التحويل منه .....وهو الكود الخاص بالحساب الرئيسي .
اختارنوع المستند تحويل خارج.
اختار نوع السداد نقدا.
في خانة نوع الجهة اختار الخزينة التي تريد التحويل اليها خزينة البنك.

ادخل القيمة التي تريد تحويلها ثم اضغط حفظ سيتم طباعة مستند التحويل.

لان بعد ان قمت بعمل التحويل الخارج يجب ان تقوم الخزينة المحول اليها المبلغ بقبول هذا التحويل والقيام بعمل تحويل داخل ويتم هذا من خلال الاجراءات الاتية:-
• أدخل رقم الحساب الذي سيقوم بقبول التحويل ..... وهو الكود الخاص بخزينة بالبنك.
• اختارنوع المستند تحويل داخل.
• اختار نوع السداد نقدا.
• في خانة نوع الجهة اختار الخزينة التي قامت بالتحويل الخارج (الحساب الرئيسي).
• قم بكتابة رقم الامر (التحويل الخارج حيث انه فى خانة رقم الامر تظهر لى كل التحويلات الصادرة لتحصيلها على هذه الخزينة).
• ثم اضغط حفظ وسوف يظهر ايصال التحويل.


قيد تحويل نقدي داخل :

• يؤثر بالايجاب علي الرصيد الحالي بالخزينة.
• قيد تحويل نقدي خارج:

يؤثر بالسالب علي الرصيد الحالي بالخزينة.

6- التسويات:

تستخدم لتسوية رصيد خزينة في حالات العجز او الزيادة وفقاً لمن له الصلاحيه .
فى حالة التسويات تكون الخزينة الطرف الأول والأستاذ العام هو الطرف الثانى .

حساب الأستاذ العام : وفي هذا الاختيار يمكنك البرنامج من التعامل مع كافة انواع الحسابات وفقا للدليل المحاسبي للمنشأة والتي تم تعريفة للبرنامج بمعرفة مدير النظام وبناء على الدورة المستندية للمنشأة
وهو يتيح لك التعامل على مستوى الحسابات كما ياتي :
أ‌- على مستوى الحسابات الرئيسية من خلال رقم الحساب ( وفي حالة وجود حساب فرعي يتم ادخاله في الحساب الفرعي )
ب‌- على مستوى الحسابات الفرعية من خلال الحساب الفرعي ( يجب ان يتم ادخال الحساب الرئيسي اولا )
جـ -على مستوى مراكز التكلفة وذلك للاستفادة منها في اعداد التقارير اللازمة للمنشأة وكما ترى فأنه عند تعريف الدليل المحاسبي يتم تعريف كود لكل حساب رئيسي وكل حساب فرعي وكل مركز تكلفة كما هو موضح في الصورة وذلك من اجل تسهيل العمل على البرنامج ومن اجل الوصول الى الحسابات بسهولة.
القيمة: في هذا الاختيار يمكنك من ادخال المبلغ الذي تريد ادخاله على الحساب الذي تريده وعلى مركز تكلفة معين .
مفتاح الحفظ :
الان وبعد ادخال كل البيانات اللازمة اضغط على مفتاح الحفظ ولكن تذكر ان البيانات التي تم ادخالها لم يتم اضافتها الى قاعدة البيانات بعد ولكنها موجودة في شاشة الحفظ في انتظار مراجعتك لها او تعديلها قبل ان تقوم انت بادخالها الى قاعدة البيانات عن طريق الامر الخاص باصدار المستند كما سنرى .
مفتاح الالغاء:
يستخدم لالغاء عملية قبل اصدارها .

• التاثيرات:
أ‌- التسويات المدينة تؤثر علي الرصيد النقدي بالسالب .
ب‌- التسويات الدائنة تؤثر علي الرصيد النقدي بالايجاب .

7- ترحيل الخزن والبنوك:

من خلال هذة الشاشة نقوم بترحيل المستندات والايصالات الي الاستاذ العام ولكن عند ترحيلها
من خلال هذه الشاشة لا يمكن التعديل فيها .

الاجراءات:
اختر قائمة الحسابات >> الخزن و البنوك >> ترحيل الخزن والبنوك
ادخل حساب الخزينة المراد ترحيلها
ادخل تاريخ المستندات المراد ترحيلها(من تاريخ / / الي تاريخ / / )
مفتاح ترحيل : تضغط علية لترحيل مستندات الى حساب الاستاذ العام .
مفتاح تحديد الكل : لتحديد كل المستندات وترحيلها دفعة واحدة .

8- تسوية العهد:

هى شاشة توضح إجمالى العهد التى لم يتم تسويتها ويتم أيضاً عمل التسويات من خلالها .
أجزاء الشاشة :
الشركة : يتم تحديد أسم الشركة المراد القيام بالتسوية عليها .
الحساب : نقوم بإختيار الخزنة التى قمنا بصرف العهدة من خلالها .
شجرة الحسابات : من خلال شجرة الحسابات يتم إختيار الحساب المراد تسوية العهد عليه .
زر الحفظ :
الان وبعد ادخال كل البيانات اللازمة اضغط على مفتاح الحفظ ولكن تذكر ان البيانات التي تم ادخالها لم يتم اضافتها الى قاعدة البيانات بعد ولكنها موجودة في شاشة الحفظ في انتظار مراجعتك لها او تعديلها قبل ان تقوم انت بادخالها الى قاعدة البيانات عن طريق ضغط زر الحفظ الموجود بأعلى الصفحة .

فى التسوية يجب أن يكون المبلغ الإجمالى يساوى رصيد العهدة وفى حالة عدم تسوية العهدة بالكامل تظهر لنا
الشاشة التالية :

9- حركة الاجل:

هي شاشة يتم من خلالها القيام بعملية سداد اوراق القبض واوراق الدفع او القيام بعملية رد لاوراق
القبض والدفع او تحويلها للشئون القنونية .

اجزاء الشاشة : تنقسم الشاشة الي جزئين

الجزء الاول : هي عبارة عن محددات يتم من خلالها كتاية بيانات عن اوراق القبض والصرف وكلما تم اختيار عدد
من المحددات بصورة اكبر كلما ضاق نطاق البحث واعطى النتيجة المطلوبة فعلا اما اذا تم ترك المحدادات
بلا تحديد فأن عملية البحث سوف تشمل كافة المحدادات .
أ‌- تاريخ الاستحقاق : يقصد بها تاريخ استحقاق الشيك والذى من المفترض القيام بتحصيل الشيك به.
ب‌- تاريخ الاستلام : التاريخ الذي تم فيه استلام الشيك من الجهة المتعامل معها .
جـ- تاريخ التحصيل : التاريخ الذي تم فيه تحصيل الشيكات .
د‌- تاريخ الرد : التاريخ الذي تم فيه رد الشيكات .
الجزء الثاني :

أ‌- نوع الجهه: هذه الشاشة تمّكنك من الاختيار بين انواع الجهات المختلفة التي تريد القيام بعملية السداد لها أوالتحصيل منها ( عميل أو مورد او العملاء المحتملين او موظف او اخرى).
ب‌- ادخال الكود الخاص بالجهة واسمها .
جـ-فروع: اذا كانت للجهه فروع اخرى ( مثلا : اذا كان هناك عميل أو مورد – شركة المتحدة – والشركة لها فرع المعادى ) ويتم كتابة كود الفرع واسمه.

د‌- الشركة : يتم تحديد اسم الشركة المراد القيام بالحركة عليها .
هـ- الحساب الحالي : المقصود بها الحساب او الخزينة التي يتم تحصيل المستند بها .
و‌- المنطقة : يتم كتابة كود المنطقة المرتبطة بالشركة التي قامت بالعملية .
ز‌- حساب الانشاء : المقصود بها الحساب الذي تم فيه إنشاء المستند ( فمثلا ان هناك مستند تم إنشاءه في خزينة 10 وسوف يتم تحصيله او دفعه الى الحزينة 20 فأصبح الحساب الحالي للمستند هو خزينة 20 وحساب الانشاء هو خزينة 10 ).
ح‌- القيمة : المبلغ الذي تم به اصدار اوراق القبض والدفع .
ط‌-رقم الشيك : يقصد به الرقم الذي تم كتابته في خانة رقم الشيك في شاشة الحركات .
ي‌- الحالة : يقصد بها حالة الشيك الذي تريد البحث عنه (تحت التحصيل ، محصل ، محول قانوني ، مرتد ، ملغي ).
ك‌- نوع : يقصد بها المستند الذي تريد البحث عنه هل هو قبض ام صرف .

ل‌- قبض / دفع : عند تحصيل شيكات أوراق القبض أو سداد أوراق الدفع
م‌- المرتدة : رد الشيك الذى لم يتم تحصيله من البنك .
ن‌- تنشيط : لإلغاء أخر حركة على الشيك
مثال تطبيقي:
أ‌- لنفرض انك تريد القيام بسداد شيك قد قمت بإصداره وقد جاء موعد استحقاقه للقيام بذلك اتبع الاجراءات التالية:
ب‌- افتح قائمة الحسابات >> الخزن والبنوك >> حركة الاجل.

ستظهر الشاشة التالية :

قم بإدخال بيانات الشيك التي تريد القيام بسداده في المحدادات ثم اضغطRefresh
اذا لم تكن تعرف اي بيانات عن الشيك وسوف تظهرلك جميع الشيكات التي تم إنشاؤها كالشكل التالي:-

اختار الشيك الذي تريد سداده واضغط ضغطا مزدوجا علي الشيك وسوف تظهر بيانات الشيك في المحدادات في اعلي الشاشة
ثم اضغط علي مفتاح سداد و سوف تظهر لك الشاشة التالية :-

أوراق القبض و الدفع :
الأسود : أوراق قبض أو دفع لم يحن موعد إستحقاقها أو سدادها .
البرتقالى : أوراق قبض أو دفع تجاوزت موعد إستحقاقها أو سدادها .
الأخضر : أوراق قبض أو دفع تم سدادها أو تحصيلها .
الأحمر : الشيكات المرتدة .

التاثيرات :
أ‌- قيد تحصيل شيك:

ويؤثر علي الرصيد النقدي بالايجاب وعلي اوراق القبض بالسالب .

(1)-10 الاستعلام عن الخزن والبنوك:

هي شاشة يتم من خلالها عمل ميزان مراجعة للخزن و بيان بحركة الأجل و حالتها و الاستعلام عن حركات المناديب و سجل كامل لجميع حركات الخزن و البنوك ( مثل حركات القبض و الصرف و التحويلات سواء كانت نقدي او فيزا او شيكات) وعمل كشف حساب ومذكرات تسوية للبنك و كذلك تقارير عن الموازنة و مراكز التكلفة و المشروعات و بيان لرصيد الأجل خلال تاريخ معين و نظام مراقبة للتحويلات و بيان للعهد.

تنقسم الشاشة الي:
• محددات الاستعلام: المحددات هى مجموعة من العناصر تستخدم فى عملية الاستعلام للوصول الى التنيجة المطلوبة وكلما تم اختيار عدد من المحددات فى عملية الاستعلام كلما ضاق نطاق البحث .
• اجزاء الشاشة:
• أولاً : الجزء العلوى :
•الشركة: يتم كتابة الشركة التي تريد الاستعلام عنها .
• التاريخ: يتم كتابة التاريخ اوالفترة التي تريد الاستعلام عنه .

ثانياً : الجزء السفلى :
البيانات الأساسية :

• كود الخزينة: يتم كتابة كود الخزينة التي تريد الاستعلام عنها .
• اسم الخزينة : يتم إختيار اسم الخزينة .
• المنطقه: يتم تحديد المنطقة .
• النوع : قم باختيار نوع الحركة المراد الاستعلام عنها .
• من المستند : يتم فيها كتابة بداية رقم المستند المراد البحث عنه .
• إلى المستند : يتم فيها كتابة نهاية رقم المستند المراد البحث عنه .
• • السداد: يتم كتابة نوع السداد الذي تريد الاستعلام عنه ( نقدا, شيك, فيزا.......) .
• الحالة : حدد حالة المستند المراد البحث عنه سواء كان نشط او ملغي .
• التنفيذ : حدد نوع تنفيذ حالتك اذا كان حالى او منفذ او مرفوض .
• الجهة :

• نوع الجهة : يتم هنا اختيار الجهة التي تم التعامل معها
• المستفيد : وتنقسم إلى جزئين :
• رقم المستفيد : قم بكتابة كود المستفيد ويظهر لك الاسم تلقائي
• اسم المستفيد : قم بكتابة اسم المستفيد فى حالة فقدان الكود .
• الفرع : وتنقسم إلى جزئين :
• كود الفرع : قم بكتابة كود الفرع ويظهر لك اسم الفرع تلقائي.
• اسم الفرع : قم بكتابة اسم الفرع فى حالة فقدان كود الفرع ويظهر لك الكود تلقائي.
• المجموعه: قم باختيار المجموعة التي تنتمي اليها الجهة مثل(مجموعات العملاء- مجموعات الموردين -......إلخ).
• التصنيف: قم باختيار تصنيف الجهة اذا كان لدي الشركة تصنيف للجهات.
• حساب الأستاذ العام : وتنقسم إلى جزئين :

أولاً : كود الأستاذ العام : يتم كتابة كود الأستاذ العام ويظهر لك اسم الحساب تلقائى .
ثانياً : اسم الأستاذ العام : يتم كتابة اسم الحساب فى حالة فقدان الكود ويظهر لك الكود تلقائي .
•الحساب الفرعى : وتنقسم إلى جزئين :
كود الحساب الفرعى : يتم كتابة كود الحساب الفرعى فى حالة وجود حساب فرعى ويظهر لك اسم الحساب تلقائى .
اسم الحساب الفرعى : يتم كتابة اسم الحساب الفرعى فى حالة فقدان كود الحساب الفرعى ويظهر لك كود الحساب تلقائى .
• مركز التكلفة : وتنقسم إلى جزئين :
• كود مركز التكلفة : يتم كتابة كود مركز التكلفة ويظهر لك اسم مركز التكلفة تلقائى .
• اسم مركز التكلفة: يتم كتابة اسم مركز التكلفة فى حالة فقدان كود مركز التكلفة ويظهر لك كود مركز التكلفة تلقائى .
• حساب المشروع : قم باختيار حساب المشروع المراد الاستعلام عنه .
• المصدر:

• المرجع : قم بإدخال رقم المرجع المراد البحث عنه .
• من مستند المصدر رقم : قم بكتابة رقم المستند المراد بداء البحث عنه.
• الى مستند المصدر رقم : قم بكتابة رقم المستند المراد انهاء البحث عنده.
• رقم الوردية : قم بادخال رقم الوردية المراد البحث عنه.
• من تاريخ الوردية: قم بكتابة تاريخ بداية الوردية المراد البحث عنها .
• الى تاريخ الوردية : قم بكتابة تاريخ نهاية الوردية المراد البحث عنها.
• بيانات اخرى

• المندوب: وتنقسم إلى جزئين :
أولاً : كود المندوب : قم بكتابة كود المندوب ويظهر لك الاسم تلقائي.
ثانياً : اسم المندوب : قم بكتابة اسم المندوب فى حالة عدم معرفة الكود ويظهر لك الكود تلقائي.
• تاريخ الادخال : وتنقسم إلى جزئين :
من تاريخ الادخال : قم بادخال بداية تاريخ الادخال المراد البحث عنه.
إلى تاريخ الادخال: قم بادخال نهاية تاريخ الادخال المراد انهاء البحث عنه.
• الموافقات : قم بتحديد حالة الموافقة على المستند المراد البحث عنه.
• من الحافظة رقم : قم بكتابة رقم الحافظة المراد بدء البحث عنها.
• إلى الحافظة رقم: قم بكتابة رقم الحافظة المراد انهاء البحث عنها.

-1-(1)-10انواع الاستعلام :

ميزان الخزن :

هو بيان لرصيد اول المده مضاف اليه اجمالى الوارد ويخصم منهم اجمالى المنصرف ويظهر لنا الرصيد المتبقي لكل الخزن والبنوك خلال فترة محددة.

-2-(1)-10حركات الأجل :

هى بيان لاوراق القبض و الدفع يوجد بها اربعة حالات:
الأسود : أوراق قبض أو دفع لم يحن موعد إستحقاقها أو سدادها .
البرتقالى : أوراق قبض أو دفع تجاوزت موعد إستحقاقها أو سدادها .
الأخضر : أوراق قبض أو دفع تم سدادها أو تحصيلها .
الأحمر : الشيكات المرتدة .

-3-(1)-10رصيد الموازنة:

هو عبارة عن الموازنة التقديرية ويخصم منه الفعلى ليظهر لنا الرصيد المتبقي .

-4-(1)-10كشف حساب بالاجمالي (لحسابات الاستاذ العام) :

هو بيان يظهر لنا اجمالى عدد الحركات التي تمت على كل حساب و اجمالي الواردات النقدى والشيكات
واجمالى المنصرف النقدي والشيكات واذا اردنا معرفة تفاصيل تلك الاجمالات نضغط على زر العدسة وتظهر لنا التفاصيل.

-5-(1)-10تقرير المناديب :

هو بيان بكل الحركات التي قام به المندوب سواء كانت قبض او صرف او عهد .

-6-(1)-10 سجل الحركات :

هو بيان لكل الحركات التي تمت علي النظام من صرف او قبض او تحويلات او تسويات او عهد او اشعارات او خصومات .

-7-(1)-10مركز التكلفة :

يوجد به نوعان:

اولا : مركز تكلفة بالاجمالي: هو بيان يظهر لنا اجمالي القيم الموجودة فى كل مركز تكلفة.

ثانيا: مركز التكلفة التفصيلي:
هو بيان يظهر لنا تفاصيل مراكز التكلفة والحسابات التى تمت تحميل المصروفات عليها فى مراكز التكلفة .

-8-(1)-10 المشروعات :

يوجد بها نوعان :

أولا: كشف المشروعات بالاجمالي:
هو بيان يظهر لنا اجمالي القيم الموجودة فى كل مشروع من المشروعات.

ثانيا: كشف مشروعات بالتفاصيل:
هو بيان يظهر لنا تفاصيل المشروعات والحسابات التى تمت تحميل المصروفات عليها فى المشروعات .

-9-(1)-10اوامر الخزن والبنوك :

يظهر لنا اوامر الخزن والبنوك التي قمنا بإصدارها فى شاشة اوامر الخزن والبنوك وتنقسم الى :
الاخضر: تمت الموافقة عليه.
الاحمر : تم رفضه .

-10-(1)-10رصيد الاجل :

يظهر لنا رصيد الاجل فى تاريخ معين ويظهر لنا حالة الشيك فى ذلك التاريخ بغض النظر عن حالته
فى الوقت الحالي.

-11-(1)-10 مراقبة التحويلات :

هو بيان يظهر لنا التحويلات التي تمت بين الخزن والبنوك او الخزن وبعضها او البنوك وبعضها.

-12-(1)-10العهد :

يوجد به تقريران:

أولا:العهد:
هو بيان لجميع العهد التى خرجت من كل الخزن و البنوك.

ثانيا:تسوية العهد:
هو بيان يظهر لنا التسويات التى تمت على العهد .