المشتريات و حسابات الموردين
عزيزى مستخدم النظام لا شك ان متابعة عمليات الشراء وحسابات الموردين والرقابة عليهما واعداد التقارير المختلفة عنهما من اهم اهتمامات الانظمة المحاسبية المختلفة ، انطلاقا من هذا المفهوم ومن منطلق حرص شركة ميكروسيستيمز على تقديم الدعم اللازم للادارات المختلفة داخل المنشأة فقد تم تصميم برنامج Flow ليعمل بشكل متكامل لتغطية احتياجات النظام المحاسبي داخل المنشأة على مستوى كل الفروع ، وفي هذا الجزء من الدليل المختصر سنقوم بشرح التعامل مع حسابات الموردين ومتابعة عمليات الشراء واعداد التقارير اللازمة عنها .
بداية يجب حصر الموردين المتعاملين مع المنشأة ليتم ادخالهم على النظام ولعمل ذلك اتبع الخطوات الاتية :-
يتم وضع كود لكل مورد حتى يمكن النظام ان يفرق بين كل مورد عند ادخال الحركات عليه ، حيث ان النظام لا يسمح بتكرار هذه الاكواد ، كما ان الاكواد تساعدك في انجاز العمل في وقت اسرع و يتم تكويد الموردين بالارقام (1-2-3- 4 -................ ) .
مجموعات الموردين
من الضروري تجميع الموردين في مجموعات حسب طريقة التعامل وذلك للاستخدام في الاغراض التحليلية و لسهولة اعداد التقارير اللازمة على مستوى المجموعات و على مستوى الموردين طريقة التكويد " التكويد يتم بنظام شجرى" بحد أقصى 15 مستوى .
فى البداية يجب وضع تصور لعدد المجموعات المراد تكويدها فأن كانت لن تتجازو الـ 9 مجموعات فيفضل ان يكون التكويد للمجموعات الرئيسية (1 ، 2 ، 3 ، 4 ، 5 ، ...... ) اما ان كانت المجموعات تتجازو الـ 9 مناطق فيفضل ان يكون التكويد (10 ، 20 ، 30 ، 40 ، 50 ، ...) وهذا النظام يناسب عدد مناطق من 1 الى 99 ويمكن تعديل طريقة التكويد بزيادة 0 فى حالة الاحتياج الى اكثر من 99 منطقة
اجزاء الشاشة :
المجموعة : يتم كتابة رقم المجموعة في الخانة العلوية ويتم كتابة اسم المجموعة في الخانة السفلية .
الوصف : يمكن كتابة اي ملاحظة او يتم ترك الخانة فارغة وفي هذه الحالة سوف يتم تكرار نفس أسم المجموعة تلقائى .
الجزء الثانى جهة السفلية و فيه يتم عرض المجموعات ويكون على شكل شجرة .
كيفية ادخال هذه المجموعات على النظام .
من قائمة الجهات اختر مجموعات مورد
ادخل كود و اسم المجموعة .
اضغط على مفتاح ٍSave لاضافة المجموعة الى النظام .
اتبع نفس الطريقة في اضافة باقي المجموعات
يتيح لك النظام حذف وتعديل المجموعات ، للقيام بذلك اتبع الاجراءات الاتية :-
ادخل كود المجموعة التي تريد تعديلها ، او اختر المجموعة المطلوبة من المجموعات المتاحة في الجانب الايسر من الشاشة
استبدل البيان المطلوب تعديله بالبيان الجديد
اضغط على مفتاح Save لحفظ التعديلات التي ادخلتها او اضغط على مفتاح Delet لحذف المجموعة من النظام.
يتيح لك النظام عرض بيان بالمجموعات الموجودة لديك ، للقيام بذلك اضغط على مفتاح طباعة ، يقوم البرنامج بعرض بيان كما في الصورة الاتية
يمكن طباعة هذا البيان على الطابعة الموجودة لديك بالضغط على Print
المفاتيح التى تحتوى عليها الشاشة :
مفتاح الحفظ : عند كتابة البيانات ثم الضغط على هذا المفتاح يتم حفظ البيانات و يتم ادراجها تحت المجموعه الخاصة بها على حسب كودها .
امكانية التعديل: اذا كانت هناك رغبة فى تغير احد البيانات الموجوده يتم اختيار المجموعة ثم التعديل فيها ثم الضغط على هذا المفتاح فيتم حفظ التغيرات .
مفتاح الحذف : يستخدم هذا المفتاح لحذف احدى المجموعات الموجوده ولكن بشرط الا يكون قد تم عليها حركات .
مفتاح الطباعة : يستخدم هذا المفتاح فى حالة الرغبة فى طباعة دليل للمجموعات
مفتاح ال Import : فى حالة اذا كان هناك مناطق محفوظة على ملف ( Text) و يراد تحملها على النظام ، ولكن يجب ان يكون ملف (Text) مرتب بشكل معين فعند الضغط على مفتاح ال Import تظهر رسالة تحوى على الفورمات الذى يجب ان يكون عليه الملف الذى سيتم تحميله (حيث العمود الاول يجب ان يحوى على كود المجموعة والعمود الثانى يجب ان يحوى على اسم المجموعة ) ثم يتم الضغط بالموافقة فتظهر شاشة من خلالها يتم البحث عن الملف المطلوب.
ملحوظة : يتم عمل هذا الملف على ملف اكسيل ثم يتم حفظ الملف الاكسل على شكل ملف Text حتى يمكن تحميله على البرنامج .
1.2 المورد :
من شريط القوائم الموجود في شاشة البرنامج اتبع الاجراءات الاتية :-
اختر قائمة الجهات بالضغط عليها
من القائمة المنسدلة اختر مورد
يقوم برنامج Flow بعرض الشاشة الاتية ، لنبدأ في ادخال الموردين
ادخل رقم المورد المطلوب اضافته في خلية رقم المورد كما هو موضح في الصورة السابقة
ادخل اسم المورد في المكان المخصص لذلك .
ادخل بيانات المورد المطلوب اضافتها ( العنوان ، التليفونات ، الأسم الأجنبي , رقم الفاكس ، البريد الالكتروني ، يمكن ادخال بعض من هذه البيانات او كلها حسب البيانات المتاحة اليك ) .
حدد قائمة الاسعار الذي تريد ان يتم التعامل على اساسها مع هذا المورد ، يمكنك الاختيار بين اكثر من نوع من قوائم الاسعار المتاحة لديك مثل( قائمه اسعار التجزئة ، قائمه اسعار الشراء، قائمه اسعار الجمله) .
قوائم الاسعار: يتم تحديد اكثر من سعر للمنتج الواحد مثل سعر الشراء و سعر الجملة وهكذا كما يختلف قائمة الاسعار من مورد الي اخر . (وفقا للتعاملات)
يتيح لك النظام تصنيف الموردين حسب حجم التعامل من خلال عدة اختيارات من التصنيف
(A , B , C,……)
خيار بيانات البديل : تعمل هذه الخاصية عند الاشارة اليها بعلامة (√) وتمكن من لة الصلاحية من تغير اسم المورد بالفاتورة
خيار شيكات موثقة : اي امكانية التعامل بشيكات.
ادخل اي بيانات اضافية او ملاحظات تريد الرجوع اليها لاحقا في خانة الملاحظات
حدد الاختيار الضرائب التجارية اذا كنت تريد خصم او اضافة الضرائب التجارية والصناعية لحساب هذا المورد ، يلاحظ عند تحديد هذا الاختيار ظهور سهم متجه الى اسفل بالضغط عليه يمكنك الاختيار بين علامة ( – 1) اذا كنت تريد خصم الضريبة وعلامة ( + 1) اذا كنت تريد اضافة الضريبة ، ويلاحظ ظهور مربع الضرائب التجارية عند اجراء فاتورة شراء يتستخدم في اضافة النسبة المطلوب خصمها/اضافتها
ربط الموردين على مجموعات
يجب ربط الموردين على مجموعات كلا حسب نوع التعامل وحسب التبويب الموجود لدينا ، ونقوم بربط المورد باختيار المجموعة التابعة له من القائمة السابق انشائها .
يمكنك ايضا ربط مورد على مجموعة اصناف محددة وذلك باتباع نفس الخطوات السابقة
مفاتيح الشاشة:
مفتاح الحفظ : لاضافة مورد جديد .
امكانية التعديل: تعديل بيانات مورد قد سبق اضافته من قبل للقيام بذلك اتبع الاجراءات التالية: ادخل كود المورد ، عندما يقوم البرنامج بعرض كل البيانات الخاصة بهذا المورد ، ادخل البيان الجديد او استبدل البيان القديم ثم اضغط على مفتاح الحفظ .
مفتاح الحذف: عند حذف مورد قد سبق اضافتة وذلك بشرط ان لم تكن قد ادخلت اي حركات على حساب هذا المورد، للقيام بذلك:
ادخل كود المورد او اختر اسمه من قائمة اسماء الموردين بجوار اسم المورد ، عندما يقوم البرنامج بعرض بيانات هذا المورد اضغط على مفتاح حذف الموجود في أعلى الشاشة ، يقوم البرنامج بعرض رسالة تحذير تطلب تاكيد الحذف فقط اكد الحذف بالضغط علىOk او الغاء الامر بالضغط على Cancel
مفتاح دليل الموردين: عرض بيان بكل الموردين الموجودين ضمن قاعدةالبيانات والذي قمت بادخالهم
كما يمكنك طباعة التقرير السابق على الطابعة بالضغط على مفتاح طباعة من شريط الادوات
مفتاح ايقاف مورد :يمكن ايقاف التعامل مع مورد بشكل مؤقت او بشكل نهائي اذا كنت قد اجريت
حركات على حساب هذا المورد ، للقيام بذلك ادخل كود المورد ، وعند ما يقوم البرنامج بعرض بيانات هذا المورد اضغط على مفتاح Hold الموجود في شاشة مورد عندها يقوم البرنامج بعرض رسالة تحذير تخبرك بتاثير اجراء ايقاف مورد وتطلب منك تاكيد الايقاف
اكد الايقاف بالضغط على Ok او الغي الامر بالضغط على Cancel ، وفي حالة تاكيد الامر فلن يستطيع اي من المستخدمين بادخال اي تعامل على هذا المورد وعند محاولة ادخال اي حركات على حساب المورد يقوم النظام بعرض رسالة تفيد بان هذا المورد موقوف ، ويقوم نظام Flow باستبدال المفتاح ايقاف بمفتاح اعادة التعامل .
يتيح لك النظام اعادة التعامل مع مورد تم ايقافه من قبل ، وللقيام بذلك ادخل كود المورد المطلوب اعادة التعامل معه ثم اضغط على مفتاح اعادة التعامل Activate عندها يقوم النظــام بعرض رسالة تاكيد اعــادة التعامــل
مفتاح استيراد: عند القيام بادخال بيانات يتم استيرادها من نظام اخر او كــانت موجودة لدينــا من قبــل (يجب كتابتها بتنسيق معين)
1- رقم المورد
2- اسمه
3- التليفون
4- العنوان
5- المجموعة التابع لها
الفروع:
تحتوي هذه الشاشة علي كافة البيانات الخاصة بفروع المورد
عند انشاء فرع نقوم بالتالي :
ادخال كود الفرع واسمه وادخال باقي بيانات الفرع من (تليفون،فـاكس،عنوان،ممثلي الفرع،قــائمة الاسعار التي نقوم بالتعامل بها مع الفرع)من الممكن ان نتعامل بقائمة اسعار مختلفة مع فرع معين عن باقي الفروع
مفتاح اضافة فرع:نقوم بالضغط عليه عند اضافة فرع جديد .
مفتاح حذف فرع: عند الضغط عليه يقوم النظام بحذف الفرع اذا كان الفرع ليست عليه اي حركات .
دليل الفروع : يظهر جميع الفروع التابعة لهذا المورد بكافة بياناتها .
موظفي الجهة:
تساعد هذه الشــاشة علي تسجيل كـافة بيانـات ممثلي المورد عند القيام باضـافه مورد نقوم بادخال كود المورد واسمه ووظيفته والادارة التابع لها وباقي بياناته
مفاتيح الشاشة:
مفتاح اضافة: عند القيام باضافة ممثل الجهه .
مفتاح حذف : عند القيام بحذف احد ممثلي المورد .
مفتاح الدليل: يعرض كافة البيانات المتعلقة بممثلي المورد .
مفتاح بحث : يقوم بالبحث عن ممثلي المورد.
التعامل مع المستندات :
يتيح لك النظام التعامل مع اكثر من نوع من انواع المستندات التي تحتاج اليها كل من ادارة المشتريات وادارة حسابات الموردين مع الاخذ في الاعتبار صلاحيات استخدام هذه المستندات حيث ان كل مستخدم لا يظهر لديه كل المستندات وانما يظهر له المستندات التي له صلاحية التعامل معها فقط ، كما انه يمكن للادارة اختيار أي من هذه المستندات التي تناسب النظام المتبع للشركه حسب السياسات الموضوعة ومن امثلة هذه المستندات ( طلب شراء – امر توريد – فاتورة مشتريات – اذن اضافة )
طلب شراء
تقوم ادارة المشتريات باعداد هذا المستند واستيفاء البيانات المطلوبة ، وتخطر حسابات الموردين لتقوم بمراجعة هذا المستند واصدار امر توريد بهذه البيانات الى ادارة المخازن لاجراء اذن الاضافة
الإجـــراءات :
افتح قائمة مشتريات ثم اضغط على طلب شراء
ادخل رقم الشركة ( ان نظام Flowيدعم التعامل مع اكثر من شركة وفي حالة اذا كنت تتعامل مع شركة واحدة او ان كنت لا تملك صلاحية التعامل مع اكثر من شركة فلن يظهر لك هذا الاختيار )
ادخل رقم المخزن الذي تريد اجراء عملية الشراء من خلاله .
ادخل كود المورد ( اذا كنت لا تعرف كود المورد يمكن البحث بالاسم)
ادخل كود الصنف ( ان كنت لا تعرف كود الصنف اتبع نفس الاسلوب الموجود في الخطوة السابقة مع استبدال اسم المورد بالصنف )
ادخل الكمية المطلوبة من هذا الصنف
اضغط على مفتاح اضافة الصنف لكي يتم حفظ البيانات المضافة
تعبر القيم الموجودة اعلى المستند عن ( اجمالي قيمة الطلب – اجمالي ضريبة المشتريات – اجمالي ضرائب الخصم والاضافة )
ادخل كود المندوب ( في حالة ربط المورد على مندوب معين فلن يظهر لك هذا الاختيار )
ادخل كود امين المخزن
اضغط على اصدار لاضافة بيانات الطلب الى قاعدة البيانات ( لاحظ انه عند اضافة اي مستند الى قاعدة البيانات لن تستظيع تعديله الا بالرجوع الى مدير النظام او الدعم الفني، لذا راجع المستند جيدا قبل اصداره )
يمكن تعديل البيانات التي قمت بادخالها قبل اصدار المستند وذلك باتباع الاتي :
حدد الصنف الذي تريد تعديله وانقر عليه نقرا مزدوجا
يقوم البرنامج بعرض بيانات الصنف في خلايا الادخال
عدل البيان الذي تريده ثم اضغط حفظ مرة اخرى
يمكنك الغاء اي من الاصناف الذي قمت بادخالها قبل اصدار المستند باتباع الاتي :
حدد الصنف الذي تريد تعديله وانقر عليه نقرا مزدوجا
يقوم البرنامج بعرض بيانات الصنف في خلايا الادخال
اضغط على مفتاح الالغاء
1. حسابات الموردين : طلب الشراء لايؤثر علي حسابات الموردين
2. المخازن : طلب الشراء لا يؤثر علي الرصيد الحالي (المخزون)
امر شراء
تقوم ادارة حسابات المشتريات باعداد هذا المستند من خلال استدعاء طلب الشراء الذي تم اصداره بمعرفــة ادارة المشتريات وتحويله إلى امر شراء وتقوم باخطــار ادارة المخــازن لاضافة الكميــات المطلوبة ثم استدعاء امر الشراء وتحويله الى اذن اضافة .
الاجراءات:
افتح قائمة مشتريات ثم اضغط على امر شراء
ادخل رقم الشركة وكود المخزن
حدد خلية ( رقم طلب الشراء ) يقوم النظام بعرض طلبات الشراء التي لم يتم تنفيذها حتى الان وذلك في الجزء المخصص لذلك في اسفل الشاشة والذي يحتوي على البيانات الاتية :-
رقم وتاريخ طلب الشراء
كود المورد واسمه
كود الصنف واسمه والكمية المطلوبه منه
كود المندوب وكود امين المخزن
ادخل تاريخ تنفيذ المستند امر توريد وهذا التاريخ يعبر عن تاريخ اصدار (اذا كنت لا تمتلك صلاحية تعديل التاريخ فان النظام يقوم بوضع تاريخ اليوم الحالي ولا يسمح بتغيير هذا التاريخ )
حدد رقم طلب الشراء الذي تريد تنفيذه بالضغط عليه
اضغط على تحديث Refresh
اغلق هذه النافذة بالضغط على مفتاح اغلاق
بعد تنفيذ الخطوة السابقة يقوم النظام باظهار كل البيانات التي تم ادخالها من قبل في مستند طلب شراء وعرضها في مستند امر توريد
يمكن اصدار المستند كما هو فقط قم بالضغط على مفتاح اصدار
يمكن عمل امر توريد لطلب الشراء بالكامل او لجزء منه عند الحاجة الى ذلك " اذا كان حساب المورد لا يسمح بذلك مثلا " وذلك بتغيير الكمية الموجودة ضمن بيانات امر توريد ، وفي هذه الحالة يقوم النظام بعرض الكميات الباقية من طلب الشراء مع طلبات الشراء التي لم تنفذ في المرة القادمة التي تستدعي فيها مستندات طلبات الشراء بالضغط على F2
يمكن الغاء طلب شراء من شاشة الاستدعاء مع الاحتفاظ بأصل المستند كما هو، فقط قم باختيار رقم الطلب وثم اضغط على الغاء الكمية
يمكنك ادخال بيانات امر الشراء مباشرة بدون استدعاء طلب الشراء باتباع نفس الخطوات المتبعة في طلب الشراء وتصلح هذه الطريقة عند تلقي طلب شراء تليفونيا او في بعض الحالات الاخرى التي تتفق
مع النظام المتبع في المنشأة ، وفي هذه الحالة يتم تمييز امر الشراء الذي تم ادخاله يدويا عن باقي اوامر الشراء باللون الاحمر عند الاستعلام عن اوامر الشراء
1. حسابات الموردين : امر التوريد لايؤثر علي حسابات الموردين
2. المخازن : امر التوريد لايؤثر علي الرصيد الحالي (المخزون ) ولكنه يؤثر علي الرصيد المتوقع (بضاعة بالطريق ) بالايجاب
اذن اضافة
تقوم ادارة المخازن باعداد هذا المستند من خلال استدعاء امر الشراء الذي تم اصداره بمعرفه ادارة الحسابات وتحويله الى اذن اضافة وتقوم باخطار ادارة المشتريات لتحويله الي فاتورة مشتريات
الاجراءات
افتح قائمة مخازن ثم اضغط على مستندات ثم علي اذن اضافة
ادخل رقم الشركة وكود المخزن
حدد خلية ( رقم امر شراء ) ثم اختار أمر الشراء المطلوب إجراء عمل إذن اضافة له
يقوم النظام بعرض اوامر الشراء التي لم يتم تنفيذها حتى الان وذلك في الجزء المخصص لذلك في اسفل الشاشة والذي يحتوي على البيانات الاتية :-
رقم وتاريخ امر التوريد
كود المورد واسمه
كود الصنف واسمه والكمية المطلوبه منه
اضغط على تحديث
اغلق هذه النافذة بالضغط على مفتاح اغلاق
بعد تنفيذ الخطوة السابقة يقوم النظام باظهار كل البيانات التي تم ادخالها من قبل في المستند امر توريد وعرضها في المستند اذن اضافة
يمكن اصدار المستند كما هو، فقط قم بالضغط على مفتاح اصدار
يمكن عمل اذن اضافة لامر الشراء بالكامل او لجزء منه
فاتورة مشتريات
تقوم ادارة حسابات المشتريات باعداد هذا المستند من خلال استدعاء اذن الاضافة الذي تم اصداره بمعرفه ادارة المخازن وتحويله الى فاتورة مشتريات.
الإجـــراءات
افتح قائمة مشتريات ثم اضغط على المستندات ثم فاتورة مشتريات
ادخل رقم الشركة وكود المخزن
حدد خلية ( رقم اذن اضافة ) سيقوم البرنامج بعرض جميع الاذون التي لم يتم عمل فاتورة مشتريات لها .
ادخل تاريخ تنفيذ المستند (اذن اضافة )
اضغط على تحديث
يقوم النظام بعرض (اذون الاضافة ) التي لم يتم تنفيذها حتى الان وذلك في الجزء المخصص لذلك في اسفل الشاشة والذي يحتوي على البيانات الاتية :
رقم وتاريخ اذن الاضافة
كود المورد واسمه
كود الصنف واسمه والكمية المراد شرائها من هذا الصنف
كود المندوب وكود امين المخزن
حدد رقم اذن التوريد الذي تريد تنفيذه بالضغط عليه
اغلق هذه النافذة بالضغط على مفتاح اغلاق
يقوم النظام بعرض كل بيانات اذن الاضافة المحدد في فاتورة المشتريات
ثم اضغط على اصدار
عند اصدار فاتورة المشتريات يقوم النظام بزيادة مديونية المؤسسة تجاة المورد تلقائيا بقيمة هذه الفاتورة
يمكن الغاء اذن اضافة من شاشة الاستدعاء مع الاحتفاظ باصل المستند كما هو ، فقط قم باختيار رقم اذن اضافة وثم اضغط على الغاء الكمية ، وفي هذه الحالة يقوم النظام بعرض (أذون) الاضافة التي تم الغاءها باللون الازرق .
يمكنك ايضا ادخال بيانات فاتورة مشتريات بدون الاعتماد على اذن الاضافة وفي هذه الحالة يقوم النظام بعرض فاتورة المشتريات التي لم تنفذ من خلال اذون اضافة باللون الاحمر .
1. المخازن : فاتورة المشتريات لا تؤثر بالرصيد الحالي
2. قيد اليومية لفاتورة المشتريات
مرتجع مشتريات:
تقوم ادارة حسابات المشتريات باعداد هذا المستند من خلال استدعاء فاتورة المشتريات الذي تم اصداره بمعرفه ادارة الحسابات وتحويله الى مرتجع مشتريات .
الإجـــراءات
افتح قائمة مشتريات ثم اضغط على مرتجع مشتريات.
توجيه مديونية مورد
يتيح نظام FLOW ربط السداد الخاص بمورد معين على فاتورة معينة ، او توزيع هذا السداد على اكثر من فاتورة ، وهذا الاجراء مفيد في تحليل مديونية المورد الجزء
الاجراءات:
افتح قائمة الجهات ثم اضغط على توجيه مديونية مورد
يقوم برنامج FLOWبعرض المستند كما يلي
ادخل رقم الشركة
ادخل تاريخ تنفيذ المستند
ادخل كود المورد ، او اختر المورد الذي تريد من القائمة المنسدلة بجوار اسم المورد
في حالة وجود اكثر من فرع لهذا المورد ادخل رقم الفرع اضغط على استدعاء
يقوم النظام بعرض بيان الفواتير الغير موجهه في الجانب الايسر من الشاشة ، وعرض السداد الغير موجهه في الجانب الايمن من الشاشة
اضغط بالضغط المزدوج على الفاتورة المطلوب توجيه السداد عليها ، ثم اضغط على السداد المطلوب توجيهه ضغطا مزدوج
اضغط على توجيه لتوجيه السداد على الفاتورة المحددة
في حالة ان يكون القيمة المسددة اقل من قيمة الفاتورة يقوم النظام بعرض رصيد الفاتورة الغير موجه ، ويمكن التوجيه عليها مرة اخرى
اذا قامته المؤسسة من سداد اكثر من فاتورة في المرة الواحدة ،يمكن توزيع السداد على اكثر من فاتورة ، وذلك بالضغط على توزيع بدلا من توجيه ليقوم النظام بتوزيع قيمة السداد على الفواتير الغير موجهه حسب الترتيب الزمني لها ، وفي حالة ان يكون السداد اكثر من هذه الفواتير يظهر رصيد السداد الغير موجه ليتم استخدامه في المرة التالية
تسويات مورد:
لتخفيض مديونيه المورد او زياده المديونيه وتستخدم في حالات (لضرائب ،الخصم المكتسب ...... الخ)
لاجراءات:
افتح قائمة مشتريات ثم اضغط على تسويات مورد
ادخل رقم الشركة ، رقم الحساب ، كود المورد ، تاريخ المستند ، كود المنطقة
حدد التاثير على الحساب " دائن / مدين "
اكتب ملاحظات عن التسوية
اختر كود التسوية (CGL لتحديد الطرف المدين/الدائن من الحسابات الموجودة ضمن الدليل المحاسبي ، ...... )
عند اختيار الكود CGL اختر الحساب الدائن/المدين والحساب الفرعي ومركز التكلفة
اضغط على اصدار لاضافة بيانات المستند الى قاعدة البيانات
اضغط على الاستعلام للاستعلام عن تسويات المورد
مفاتيح الشاشة:
مفتاح حفظ : لاضافة المستند الي قاعدة البيانات
مفتاح تحديث: يتيح استدعاء مستندات قد سبق اصدارها من قبل للتعديل فيها او الغائها
مفتاح حذف :عند الضغط عليه يتيح الغاء مستند قد سبق اصداره
مفتاح طباعة : لطباعة المستند وعند الضغط عليه يظهر الشاشة التالية يطلب فيها رقم التسوية
مفتاح استعلام:عند الضغط عليه تظهر الشاشة التالية:
تظهر بها كافه البيانات الخاصة بتسويات المورد بالجزء الاسفل من الشاشة بينما الجزء العلوي عبارة عن المحددات كلما زادت البيانات عن المستند يكون الاستعلام بصورة ادق
مفتاح جديد: يفرغ الشاشة من كافة البيانات للقيام بعمل تسوية جديدة
الاستعلام عن المستندات
اختر من القوائم قائمة مشتريات
اختر استعلام عن فاتورة مشتريات
يوجد عدة انواع للاستعلام عن المستندات يختلف كل نوع عن الاخر من حيث المحدادات المستخدمه معه ومن حيث نتيجة الاستعلام وانواع الاستعلام هى :
- تفاصيل
- اجماليات
- اجمالى اصناف
- اجمالى جهات
- اجمالى مخازن
- الكميات
محددات الاستعلام:
المحدادات هى مجموعة من العناصر تستخدم فى عملية الاستعلام للوصول الى النتيجة المطلوبة وكلما تم اختيار عدد من المحدادات فى عملية الاستعلام كلما ضاق نطاق الاستعلام واعطى النتيجة المطلوبة فعلا اما اذا تم ترك المحدادات بلا تحديد فأن عملية الاستعلام سوف تشمل كافة المحدادات .
والمحدادات قد تختلف من مستند الى اخر على سبيل المثال اسم مستند المصدر لكل مستند ان وجد يختلف من مستند الى اخر كذلك بعض المحدادات قد تكون موجودة فى مستند ولا توجد فى مستند اخر على سبيل المثال محدد السداد فأنه يوجد على مستند فاتورة المشتريات ولا يوجد على مستند طلب الشراء
خاصية الدمج
تتيح هذه الخاصية بدمج مستند مع مستند اخرى سواء بالاضافة او بالخصم فعلى سبيل المثال يمكن الاستعلام عن صافى المشتريات من خلال الاستعلام على المشتريات ثم دمج مردوادات المشتريات وستيم فى المرحلة التالية التعرف على إجراءات الدمج مع الاستعلام.
تفاصيل
ويشمل هذا الاستعلام على كافة مفردات المستند على مستوى (صنف / اسم المستند / تاريخ الادخال / اسم المستخدم القائم بالادخال / اسم الجهاز الذى تم الادخال من خلاله / اسم المستخدم على الجهاز ).
الإجـــراءات
افتح قائمة المشتريات واخترالمستند المراد الاستعلام عنه
يفترض النظام شيئين هما ان الفترة الزمنية لاستعلام هى الشهر الحالى وان نوع الاستعلام الافتراضى هو تفاصيل
وحيث اننا نستعلم عن تفاصيل فسيبقى الافتراض الثانى كما هو اما الفترة الزمنية فتركها كما هى او تغير على حسب الفترة الزمنية المطلوب اعداد التقرير عنها
استخدم المحدادات التالية او اتركها على سبيل التقرير المطلوب مع ملاحظة انه كلما تم اختيار محدادات كلما ضاق النطاق فى عملية الاستعلام
المحدادت المستخدمه مع هذا الاستعلام (الشركة / المخزن / المنطقة / تاريخ الادخال / مستند المصدر (سوف ترى اسم المستند) / السداد / نسبة الضريبة / المندوب / مندوب / الصنف ، مجموعة الصنف / المورد ، مجموعة المورد / الفترة الزمنية / من رقم الى رقم) .
اضغط تحديث
النتيجة سوف يظهر جدول الجدول يحتوى على تفاصيل الاستعلام
ضع المؤشر على الجدول الاول ثم اضغط على لتكبير التقرير على الشاشة ليصبح كما بالشكل التالى
لطباعة التقرير اضغط على زر طباعة
لاحظ انه فى حــالة الاستعلام عن تقرير تفـاصيل فأن نتيجة التقرير عبــارة عن اعمدة كثيرة
اضغط على OK لتحصل على النيتجة التالية
مثــال تطبيقـى
بفرض اننا سنقوم بإعداد تقرير شهرى للمشتريات فيجب توفير الاتى
المحدادات المطلوبة رقم الشركة ورقم المخزن وتاريخ اعداد التقرير
الاعـمدة المطلوبـة فى التقرير : المسلســل / رقم الفــاتورة / وصف الصنـف / اسم المورد / الكميــة / سعر الـوحدة / الخصم على الوحدة / السعر بعد الخصم / الاجمالى / ضريبـة المشتريات / نسبة ضريبة المشتريات / الخدمة والضمان / الصافى / اسم المستند / تاريخ المستند
من قائمة مشتريات اختار استعلام عن فاتورة مشتريات
ادخــل رقم الشركــة ورقم المخزن والفترة الزمنيـة
اضغط على زر تحديث
خاصية الدمج اضغط على زر ATTACH واختار نوع المستند مرتجع مشتريات وحدد على الاختيار طـرح ثــم اضغــط تنفيذ الــدمج وذلــك لـدمج المرتجعــات بالــطرح مع الفواتير
اضغط على زر تحديث لتنشيط عملية الدمج
احذف الاعمدة الغير مطلوبة وذلك بالوقوف على العمود المراد حذفه والضغط على الرمز من شريط التنسيق
اضغط على الــرمز الحفــظ التنسيــق الــذى تم لإمكـــانية الــرجوع اليــه
اضغط على زر طباعة لتحصل على النيتجة التالية جدول التفاصيل / جدول المجموع النهائى
اجماليات
ويشمل على كافة مفردادت المستند على مستوى اجمالى / اسم المستند / تاريخ الادخال / اسم المستخدم القائم بالادخال / اسم الجهاز الى تم الادخال من خلاله / اسم المستخدم على الجهــاز
الإجـــراءات
افتح قائمة المشتريات واختر المستند المراد الاستعلام عنه
حدد نوع الاستعلام (اجماليات)
استخدم المحدادات التالية او اتركها على حسب التقرير المطلوب مع ملاحظة انه كلما تم اختيار محدادات كلما ضاق النطاق فى عملية الاستعلام
المحدادت المستخدمه مع هذا الاستعلام الشركة / المخزن / المنطقة / تاريخ الادخال / مستند المصدر (سوف ترى اسم المستند) / السداد / نسبــة الضريبــة / المندوب / مندوب / الصنــف ، مجموعة الصنف / المورد ، مجموعة المورد / الفترة الزمنية / من الى *
يمكنك ادارج مجاميع الاجمالية للاعمدة وذلك فى العمود المراد جمعه
اضغط تحديث
ضع المـــؤشر على الجدول ثم اضغــــط علـــى لتكبيــر التقريــر على الشــاشة ليصبح كمــا بالشكــل التالى
لطباعة التقرير اضغط على زر طباعة
اجمالى اصناف
الاجراءات :
افتح القائمة الموجود بها المستند المراد الاستعلام عنه
حدد نوع الاستعلام (اجمالى اصناف)
ادخل المحدادت المناسبة للاستعلام المطلوب
حدد نوع الاستعلام ـ اجمالى اصناف
اضغط تحديث
يمكنك دمج مستند اخرى مع هذا الاستعلام
يمكنك حفظ التنسيق الذى تم على الاستعلام
يتعامل هذا التقرير مع الاصناف فقط وهذا الاستعلام ينقسم الى ثلاث استعلامات فرعية هى :
الاستعلام عن اجمالى اصناف تفصيلى:
يكون على اساس توزيع الاصناف على مستوى كل شركة وكل مخزن قيمة وكمية وذلك فى حالة عدم اخذ اى محدد من المحدادات فمثلا لو تم اخذ محدد رقم الشركة فقط فأن الاستعلام سيكون على مستوى الشركة المحددة وعلى كافة المخازن كمية وقيمة ، اما لو تم اخذ رقم المخزن مع محدد الشركة فأن الاستعلام سيكون على مستوى الشركة والمخزن المحددين كمية وقيمة .
مختصر :
الاستعلام عن اجمالى اصناف مختصر يكون على اساس توزيع الاصناف على مستوى مفردات المستند ونسبة الصنف الى اجمالى الاصناف لكافة الشركات والمخازن فى حالة عدم تحديد شركة او مخزن ، اما فى حالة تحديد شركة ومخزن فسوف يكون الاستعلام على مستوى مفردات المستند على مستوى الشركة والمخزن المحديد فعلا .
مجموعات :
الاستعلام عن اجمالى اصناف مجموعات يكون على اساس توزيع مجموعات الاصناف الاجمالية والفرعية على مستوى كل شركة وكل مخزن قيمة وكمية وذلك فى حالة عدم اخذ اى محدد من المحدادات فمثلا لو تم اخذ محدد رقم الشركة فقط فأن الاستعلام سيكون على مستوى الشركة المحددة وعلى كافة المخازن كمية وقيمة ، اما لو تم اخذ رقم المخزن مع محدد الشركة فأن الاستعلام سيكون على مستوى الشركة والمخزن المحددي كمية وقيمة
كذلك يمكن تحديد مستوى المجموعات المطلوبة وذلك بوضع رقم المستوى فى المربع فلو تم وضع رقم 1 فأن الاستعلام سيكون على مستوى المجموعات الرئيسية فقط اما اذا تم وضع رقم 2 فأن الاستعلام سيكون على مستوى المجموعة الرئيسية والمجموعة الفرعية الثانية فقط
اجمالى جهات:
الإجـــراءات
افتح القائمة الموجود بها المستند المراد الاستعلام عنه
حــدد نــوع الاستعـــلام (اجمــالى جهــــات)
ادخل المحدادت المناسبة للاستعلام المطلوب
حدد نوع الاستعلام ـ اجمالى جهات
اضغط تحديث
يمكنك دمج مستند اخرى مع هذا الاستعلام
يمكنك حفظ التنسيق الذى تم على الاستعلام
يتعامل هذا التقرير مع الجهات فقط وهذا الاستعلام ينقسم الى ثلاث استعلامات فرعية هى :
الاستعلام عن اجمالى جهات تفصيلى:
يكون على اساس توزيع الجهات على مستوى كل شركة وكل مخزن قيمة وكمية وذلك فى حالة عدم اخذ اى محدد من المحدادات فمثلا لو تم اخذ محدد رقم الشركة فقط فأن الاستعلام سيكون على مستوى الشركة المحددة وعلى كافة المخازن كمية وقيمة ، اما لو تم اخذ رقم المخزن مع محدد الشركة فأن الاستعلام سيكون على مستوى الشركة والمخزن المحددين كمية وقيمة
الاستعلام عن اجمالى جهات مختصر:
يكون على اساس توزيع الجهات على مستوى مفردات المستند ونسبة الجهة الى اجمالى الجهات لكافة الشركات والمخازن فى حالة عدم تحديد شركة او مخزن ، اما فى حالة تحديد شركة ومخزن فسوف يكون الاستعلام على مستوى مفردات المستند على مستوى الشركة والمخزن المحديد فعلا
الاستعلام عن اجمالى اصناف مجموعات:
يكون على اساس توزيع مجموعات الاصناف الاجمالية والفرعية على مستوى كل شركة وكل مخزن قيمة وكمية وذلك فى حالة عدم اخذ اى محدد من المحدادات فمثلا لو تم اخذ محدد رقم الشركة فقط فأن الاستعلام سيكون على مستوى الشركة المحددة وعلى كافة المخازن كمية وقيمة ، اما لو تم اخذ رقم المخزن مع محدد الشركة فأن الاستعلام سيكون على مستوى الشركة والمخزن المحددين كمية وقيمة
كذلك يمكن تحديد مستوى المجموعات المطلوبة وذلك بوضع رقم المستوى فى المربع فلو تم وضع رقم 1 فأن الاستعلام سيكون على مستوى المجموعات الرئيسية فقط اما اذا تم وضع رقم 2 فأن الاستعلام سيكون على مستوى المجموعة الرئيسية والمجموعة الفرعية الثانية فقط
اجمالى مخازن:
يتعامل هذا التقرير مع المخازن فقط وهذا الاستعلام لا يتعامل إلا مع تفصيلى
الاستعلام عن اجمالى مخازن تفصلى:
يشترط فيه تحديد الشركة حيث ان الاستعلام يكون على مستوى كل المخازن فى الشركة الواحدة فقط ما لم يتم تحديد مخزن بعينه
الاستعلام عن اجمالي مخازن مختصر:
يكون على اساس توزيع المخازن على مستوى مفردات المستند ونسبة الفروع والمخازن
الكميات حهة صنف
يتعامل هذا التقرير مع الاصناف والجهات فقط وهذا الاستعلام ينقسم الى ثلاث استعلامات فرعية هى :
1) Short
2) Details
3) Groups
الاستعلام عن الكميات مجموعات اصناف:
يكون على اساس توزيع مجموعات الاصناف على الجهات بالكميات على مستوى كافة الشركات والمخازن وذلك فى حالة عدم اخذ اى محدد من المحدادات كذلك يمكن اخذ محدد الاصناف للاستعلام عن هذه الصنف على مستوى الموردين كميات
الاستعلام عن الكميات تفصيلي:
يكون على اساس توزيع الاصناف على الجهات بالكميات على مستوى كافة الشركات والمخازن وذلك فى حالة عدم اخذ اى محدد من المحدادات كذلك يمكن اخذ محدد الاصناف للاستعلام عن هذه الصنف على مستوى الموردين كميات
الاستعلام عن كميات مجموعات:
يكون على اساس توزيع الاصناف على مجموعات الجهات الرئيسية والفرعية على مستوى كل شركة وكل مخزن كمية فقط على مستوى الصنف واجمالى كميات على قيمة على مستوى الجهة وذلك فى حالة عدم اخذ اى محدد من المحدادات فمثلا لو تم اخذ محدد رقم الشركة فقط فأن الاستعلام سيكون على مستوى الشركة المحددة وعلى كافة المخازن كمية فقط ، اما لو تم اخذ رقم المخزن مع محدد الشركة فأن الاستعلام سيكون على مستوى الشركة والمخزن المحددين كمية فقط
كذلك يمكن تحديد مستوى المجموعات المطلوبة وذلك بوضع رقم المستوى فى المربع
فلو تم وضع رقم 1 فأن الاستعلام سيكون على مستوى المجموعات الرئيسية فقط اما اذا تم وضع رقم 2 فأن الاستعلام سيكون على مستوى المجموعة الرئيسية والمجموعة الفرعية الثانية فقط
حساب مورد :
بداية وقبل ان نتعرف على كيفية التعامل مع كشف الحساب واعداد التقارير المختلفة من خلاله يجب التعرف على المستندات التي تؤثر على كشف حساب المورد
| حركات الصرف | دائن | يتم اجراء المستند في الخزينة |
| حركات الصرف | مدين | يتم اجراء المستند في الخزينة |
| فاتورة المشتريات | مدين | يتم اجراء المستند في حسابات الموردين |
| تسويات مورد | مدين / دائن | يتم اجراء المستند في حسابات الموردين |
الان وبعد ان تعرفنا على المستندات التي تؤثر في كشف حساب المورد ،هيا بنا نتعرف على كشف حساب المورد والتقارير التي يمكن اعدادها من خلاله ، من قائمة المشتريات اضغط على حساب مورد
يمكن اعداد التقرير على مستوى شركة معينة او لكل الشركات فقط ادخل كود الشركة لعمل تقريركشف حساب لشركة معينة
ادخل كود المورد المطلوب اعداد كشف حساب له ، اذا كنت تريد اعداد تقرير لكل الموردين لا تدخل كود المورد
ادخل المدة المطلوب اعداد تقرير عنها
انواع الاستعلام
يمكن اعداد اكثر من نوع من انواع التقارير من خلال اختيار نوع الاستعلام المناسب ، وفيما يلي نوضح انواع الاستعلام ( التقارير ) التي يمكن الحصول عليها من كشف حساب المورد
كشف حساب
1-تفصيلي
2-مختصر
كشف حساب مورد /مختصر:
عند اختيار هذا النوع من الاستعلام يمكنك التعرف على حساب المورد و حساب كل فرع من فروع المورد بشكل منفصل على مستوى تحليلي مختصر ، حيث يقوم النظام بعرض البيانات التالية ( كود المخزن الذي تم الصرفمن خلاله ، رقم الفرع ، اسم الفرع ، رقم المستند ، تاريخ المستند ، المبلغ المدين ، المبلغ الدائن، نوع المستند ، رصيد المورد/الفرع ، نوع الرصيد " دائن/مدين " ، مستخدم النظام الذي قام بادخال المستند
عند اختيار هذا النوع من الاستعلام يمكنك التعرف على حساب المورد و حساب كل فرع من فروع المورد بشكل منفصل على مستوى اجمالي ، حيث يقوم النظام بعرض البيانات التالية ( رقم الفرع ، اسم الفرع ، تليفون الفرع ، وعنوانه رصيد اول المدة ، اجالي الوارد ، اجمالي المنصرف، رصيد اخر المدة ، مبلغ الشيكات تحت التحصيل ، مبلغ الشيكات المرتدة )
كشف حساب مورد/ تفصيلي:
عند اختيار هذا النوع من الاستعلام يمكنك التعرف على حساب المورد و حساب كل فرع من فروع المورد بشكل منفصل على مستوى تحليلي ، حيث يقوم النظام بعرض البيانات التالية ( كود المخزن الذي تم الاضافة من خلاله ، رقم الفرع ، اسم الفرع ، رقم المستند ، تاريخ المستند ، المبلغ المدين ، المبلغ الدائن، نوع المستند ، رصيد المورد/الفرع ،نوع الرصيد " دائن/مدين " ، كود الحساب/الاصناف المنصرفة ، وصف الحساب /الكمية المنصرفة ، المبالغ الواردة / الكميات المنصرفة )
عمر الدين:
يتم اعداد هذا التقرير لمعرفة عمر الدين لدى الموردين مما يساعد في متابعة المستحقات الخاصة بالمؤسسة ، حيث انه من غير المعقول ان ينظر الى مديونية المورد فقط دون النظر في تاريخ هذه المديونية ، ويمكن اعداد هذا التقرير للموردين الدائنين فقط او لكل الموردين المتعاملين مع المنشأة ، لاعداد هذا التقرير ادخل طول الفترة المطلوبه بالايام وعدد الفترات المطلوب متابعة متاخرات المؤسسة عنها
مثال عملي
نفترض اننا نريد ان نعد تقرير عن مديونيات المؤسسة تجاة الموردين وان الشركة حصلت علي فترة 30 يوم للسداد ونريد معرفة البالغ المتاخرة لمدة 3 اشهر ، لعمل ذلك نقوم بادخال طول الفترة 30 يوم وعد الفترات 3 ثم الضغط على تحديث